Кассовая книга — назначение, правила и порядок заполнения

Без кассы, особого отдела бухгалтерии не обходится ни одно предприятие. В обязанности кассира входит работа с наличностью. Касса необходима при любой системе налогообложения, для предприятия любой формы собственности. Ответственным за кассу и ведение кассовой отчетности назначается, как правило, работник в должности кассир.

В обязанности кассира входит не только работа с наличностью, ее выдача и принятие, но и оформления кассовых документов. Одним из таких документов является кассовая книга. В данной статье разберемся, как правильно вести кассовую книгу, каковы правилами ее заполнения. Внизу статьи можно скачать бланк кассовой книги (word), а также образец ее заполнения вручную (типовая форма КО-4).

Нужно ли вести кассовую книгу?

Согласно последним указаниям Центробанка, индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовые книги. Индивидуальные предприниматели, а также предприятия малой формы формируют платежные и расчетные ведомости, когда им необходимо вознаградить физических лиц наличными деньгами или выплатить им заработную плату.

Юридические лица при работе с наличными средствами заполняют кассовую документацию. Ведение операций по кассе осуществляет работник организации согласно должностной инструкции и в соответствии с изданным приказом. В маленькой фирме эту роль на себя берет руководитель, а в организации побольше за кассовую книгу отвечает кассир. На крупных предприятиях бывает несколько кассиров, подчиняющихся главному кассиру. С ним обязательно заключают договор о полной материальной ответственности.

Как правильно вести кассовую книгу?

У кассовой книги стандартный вид, так что заполнять ее несложно. Образец заполнения предлагаем скачать внизу статьи для примера. Однако необходимо соблюдать требования порядка ее оформления. Кассовая книга заполняется в соответствии со следующими правилами:

• На титульном листе указывают полные реквизиты предприятия. Также указывается промежуток времени, когда ведут этот документ.
• Каждая кассовая книга ведется не более одного календарного года, то есть недопустимо использование одной книги несколько лет.
• Все страницы кассовой книги обязательно нумеруются и прошиваются. В конце кассовой книги указывается общее число страниц. Ведение кассовой книги обязательно вручную.

Образец заполнения кассовой книги вручную

Данный бланк ведут двумя способами: обычным и упрощенным. Упрощенный порядок заполнения разрешен субъектам малого предпринимательства и индивидуальным предпринимателям, а обычного порядка заполнения придерживаются все юридические лица (исключая банки).

В кассовой документации проставляют подписи кассир и бухгалтер. При отсутствии бухгалтера подпись ставит руководитель организации. Индивидуальный предприниматель самостоятельно проставляет подписи в документе.

Сверху на бланке указывают полную дату заполнения листа.

Сумма денежных средств, имеющаяся в кассе в начале дня, указывается в соответствующей ячейке – «Остаток средств на начало рабочего дня». Эту цифру переносят с предыдущего рабочего дня из графы «Остаток средств на конец дня».

Заполнение столбцов с первого по пятый происходит согласно данным приходных и расходных кассовых ордеров. (Скачать образец приходного кассового ордера, скачать бланк расходного кассового ордера).

Номер ордера указывается в первом столбце.

Фамилию и инициалы того, кто получает или сдает деньги в кассу, указывают во втором столбце.

Третий столбец предназначен для заполнения организациями.

В четвертый и пятый столбец вносят суммы прихода и расхода.

Указанные в предыдущих строках суммы всего прихода и расхода вносятся в поле «Перенос».

В ячейке «Итого за день» отдельно цифрами указывают суммы расхода и прихода за день.

Остаток в кассе наличных средств указывается в графе «Остаток на конец дня». Этот остаток рассчитывается по следующей формуле: СПД+ОНД-СРД (сумма прихода за день плюс остаток наличных средств в начале дня минус сумма расхода за день).

В конце расписываются бухгалтер и кассир, и указывается количество расходных и приходных кассовых ордеров.

На любых незаполненных ячейках ставится прочерк.

Проверкой кассовой книги занимаются налоговые органы, осуществляющие контроль согласно соответствующим регламентам. Налоговые органы проводят плановые и внеплановые проверки, посещая предприятие.

Типовая форма кассовой книги КО-4

Существует типовая форма данного бланка — форма КО-4. Бланк этой формы предлагаем скачать по ссылке ниже в формате word.

В качестве примера мы заполнили типовую форму кассовой книги, образец заполнения можно скачать бесплатно ниже в формате excel.

Кассовая книга бланк — скачать word (форма КО-4).

Кассовая книга образец заполнения вручную — скачать.